10 kỹ năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp đơn giản nhất

Đối với doanh nghiệp, chăm sóc khách hàng là lĩnh vực giữ vai trò quan trọng trong việc kết nối khách hàng với mục tiêu kinh doanh công ty. Đâu là kỹ năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hiệu quả? Thiên Tú bật mí cho bạn 10 kỹ năng phổ biến hữu hiệu nhất. Hãy theo dõi bài viết này và chọn lọc phương pháp phù hợp với doanh nghiệp bạn.

Đôi nét về chăm sóc khách hàng

Trước hết cần biết về chăm sóc khách hàng là gì? Chăm sóc khách hàng (CSKH) là bộ phận thuộc doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu từ khách hàng. Giữ chân được khách hàng hay không, một phần nhờ vào sự nỗ lực và vạn dụng tốt kỹ năng chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên kỹ năng nào hiệu quả vẫn còn là vấn đề bàn luận sôi nổi trong ngành nghề này.

Vai trò của chăm sóc khách hàng là gì?

Trước khi tìm hiểu thêm về kỹ năng chăm sóc khách hàng, nên hiểu rõ về vai trò của ngành nghề. Nhận thức được tầm quan trọng thì sự chuẩn bị rèn luyện các kỹ năng sẽ đạt hiệu quả tốt hơn. CSKH có những vai trò tiêu biểu như:

1. Duy trì khách hàng, tạo nguồn khách hàng trung thành
2. Thu hút thêm, tạo nguồn khách hàng tiềm năng mới nhờ sự hỗ trợ từ khách hàng trung thành
3. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
4. Là một trong những vũ khí cạnh tranh trên thương trường, với sự phát triển đa dạng trong phương thức thu hút khách hàng.

Thế nào là kỹ năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp?

Tại Thiên Tú cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và tận tâm nhất. Chúng tôi ưu tiên đảm bảo độ hài lòng của khách hàng. Đem đến trải nghiệm dịch vụ hàng đầu trong các lĩnh vực liên quan. Bên cạnh đó còn có các dịch vụ khác. Điển hình như: Inbound & Outbound Call Center - Telesales, Telemarketing. Email, Chat, nghiên cứu thị trường, nhập liệu, Content Writing,...

Để trở nên thành viên tốt của đội ngũ CSKH, đem lại lợi ích và thành công cho doanh nghiệp. Sau đây là 10 kỹ năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp phổ biến mà bạn có thể trau dồi cho bản thân:

1. Tính kiên nhẫn

Kiên nhẫn là yếu tố đầu tiên cần rèn luyện, đối với tính chất công việc tiếp nhận ý kiến của số lượng khách hàng lớn, và lặp lại việc này hàng ngày. Khi bạn có đủ kiên nhẫn, bạn sẽ giải quyết được ngọn nguồn vấn đề khách hàng đang gặp phải. Đem đến sự chuyên nghiệp và đảm bảo chất lượng dịch vụ.

2. Lắng nghe

Nghe thôi chưa đủ, mà là lắng nghe! Nghĩa là nghe một cách chú tâm, tận tình, cố gắng thấu hiểu và nắm đúng điều khách hàng cần. Đó mới chính là kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt. Thấu hiểu vấn đề sau khi lắng nghe rồi, mới đưa ra được giải pháp phù hợp nhất. Đáp ứng đúng yêu cầu khách hàng.

3. Rèn luyện sự bình tĩnh trong kỹ năng chăm sóc khách hàng bằng cách nào?

Đã có được tính kiên nhẫn, cần kết hợp thêm với sự bình bĩnh, cả trong việc ứng xử với khách hàng lẫn đưa ra phương án giải quyết vấn đề. Vì cơ bản sự nóng giận, phàn nàn đã gặp từ phía khách hàng. Thì bạn không thể cũng phục vụ bằng thái độ tương tự như vậy. Kiểm soát tốt tâm trạng của bản thân, truyền tải sự bình tĩnh đến khách hàng. Từ đó cả hai mới có thể tập trung giải quyết vấn đề một cách sáng suốt nhanh chóng nhất.

Một trong những cách hiệu quả giúp bình tĩnh, cân bằng cảm xúc là luyện tập yoga, hoặc các bài tập giải tỏa căng thẳng. Vừa tăng sức khỏe, cải thiện tâm trạng, tăng chất lượng công việc.

4. Sự bền bỉ đem lại lợi ích gì?

Tương tự như kiên nhẫn, hiệu quả của công việc CSKH một phần cũng nhờ tính bền bì mà bạn đạt được. Vì không phải lúc nào cũng đạt kết quả liền nên nếu bạn bền bỉ vượt qua các vấn đề. Bạn sẽ tạo được uy tín và thiện cảm trong lòng khách hàng. Thực sự nên xem xét về kỹ năng chăm sóc khách hàng này.

5. Xem trọng việc thực hiện lời hứa

Khách hàng sẽ tiếp xúc với đội ngũ CSKH nhiều nhất, nên bộ phận này gần như là bộ mặt của doanh nghiệp đối với khách hàng. Vì vậy việc giữ lời hứa, uy tín với khách hàng phải được đảm bảo. Có được nguồn khách hàng trung thành dồi dào hay không là nhờ vào kỹ năng này.

Cân nhắc kĩ về nhiệm vụ, quyền hạn cho phép trước khi đưa ra lời hứa với khách hàng. Chất lượng dịch vụ phần nào được đánh giá trên mức độ thực hiện lời hứa từ các chuyên viên CSKH. Chưa chắc về vấn đề gì thì đừng nên hứa. Còn đã có lời hứa phù hợp với quy định doanh nghiệp thì phải nỗ lực thực hiện bằng được.

6. Làm sao để giao tiếp tốt?

Giao tiếp khéo léo là kỹ năng chăm sóc khách hàng nằm lòng của đội ngũ này. Không chỉ có nói hay, còn phải biết lựa chọn thời điểm thích hợp để nói, còn lại là lắng nghe và tiếp nhận ý kiến khách hàng. Giao tiếp tốt là sự cân bằng trao đổi giữa các bên.

Thái độ khi giao tiếp, lúc cần mềm mỏng hay cứng rắn, cũng là kĩ thuật nên học, đồng thời dựa vào thâm niên kinh nghiệm trong nghề. Bạn có thể thực hành giao tiếp trước gương, để tập kiểm soát biểu cảm. Âm lượng và thời lượng lời nói, chọn lọc từ ngữ và thông tin cần thiết trong câu nói,... Có được kĩ thuật giao tiếp chuẩn CSKH.

7. Vận dụng khéo léo ngôn ngữ cơ thể

Ít ai biết được ngôn ngữ cơ thể cũng có thể kết hợp trong chăm sóc khách hàng. Có thể chỉ đơn giản như một nụ cười tươi, hay cái cuối chào thân thiện khi khách đến và đi. Chỉ cần như vậy là bạn đã tăng cơ hội hợp tác với khách hàng, tăng doanh thu, đem về lợi ích cho công ty.

8. Vì sao nên đan xen tin học vào kỹ năng chăm sóc khách hàng?

Tin học sẽ giúp quá trình phục vụ khách hàng nhanh chóng tiện lợi hơn. Các giao dịch được lưu trữ tốt hơn đảm bảo quyền lợi cho 2 bên. Để ứng dụng tin học vào kỹ năng chăm sóc khách hàng. Bạn có thể tự học các khóa online hoặc trên Youtube để nâng cáo trình độ. Thúc đẩy hiệu quả công việc.

9. Truyền đạt ngôn ngữ tích cực

Cố gắng truyền tải thông điệp tích cực đến khách hàng, là kỹ năng chăm sóc khách hàng cần nhớ. Lời nói mang tính thuyết phục, động viên sử dụng dịch vụ từ doanh nghiệp, gần như là câu cửa miệng của đội ngũ CSKH. Không quên lời cảm ơn để thể hiện sự tôn trọng với khách hàng. Có thể tham khảo kỹ năng này trên Youtube, hoặc hiệu quả nhất là từ các đồng nghiệp đi trước.

10. Nắm vững kiến thức về sản phẩm

Thông tin về sản phẩm là điều chắc chắn từng thành viên đội ngũ CSKH cần nắm vững, trước khi làm việc với khách hàng. Vì khách hàng chưa biết đến các tính năng của sản phẩm, họ tin tưởng vào tư vấn của chuyên viên CSKH. Như vậy đội ngũ này càng phải nằm lòng các chính sách của dịch vụ và tư vấn chính xác để đảm bảo quyền lợi cho hai bên.

Trau dồi kỹ năng chăm sóc khách hàng này qua các tài liệu, buổi hội thảo, các lớp học mà công ty tổ chức. Đồng thời trao đổi giữa các đồng nghiệp với nhau để tập thể cùng thống nhất về thông tin chính xác nhất.

3. Lời kết

Qua bài viết này. Thiên Tú hi vọng cung cấp cho bạn thông tin hữu ích về kỹ năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Rèn luyện thường xuyên các kỹ năng này giúp doanh nghiệp tăng độ hài lòng khách hàng trong trải nghiệm dịch vụ. Khách hàng vừa có nơi uy tín và tâm lý để sử dụng sản phẩm, công ty vừa nâng tầm chất lượng thương hiệu trên thị trường.

Có thể bạn muốn tham khảo thêm về IVR Survey.