Vì sao giải pháp tổng đài gọi tự động quan trọng với doanh nghiệp?

Hiện nay có khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp tổng đài gọi tự động để giúp nâng cao năng suất làm việc của các agents. Ngoài ra giải pháp này còn giúp giảm thiểu tối đa chi phí về mặt nhân sự. Hãy cùng Thiên Tú tìm hiểu về tổng đài Auto Call và tầm quan trọng của nó với doanh nghiệp.

Tổng đài gọi tự động là gì?

Tổng đài gọi tự động hay còn được gọi là Auto Call. Và giải pháp tổng đài gọi tự động là một kỹ thuật tiên tiến cho truyền thông đại chúng. Nó cho phép thực hiện cuộc gọi đến hàng trăm thậm chí là hàng ngàn cuộc gọi tự động được ghi âm sẵn đến người dùng ngay lập tức và đồng thời với kịch bản ghi âm chuyên nghiệp, tiết kiệm tối đa nguồn lực cho doanh nghiệp.

Ứng dụng thực tế của Auto Call

Trên thực tế, giải pháp tổng đài gọi tự động có thể ứng dụng vào trong đa dạng các ngành nghề khác nhau. Bởi vậy nó đáp ứng được hầu hết mọi nhu cầu của doanh nghiệp trong vấn đề chăm sóc khách hàng:

1. Gọi điện khảo sát thị trường mới qua điện thoại.
2. Thông báo các sự kiện truyền thông, quảng bá dịch vụ sản phẩm mới.
3. Khởi động tạo các chiến dịch khuyến mãi.
4. Nhắc nhở thanh toán, gia hạn dịch vụ.
5. Gọi thông báo khẩn cấp các sự kiện quan trọng, cám ơn khách hàng trước các buổi hội thảo, hội nghị ….

Ưu điểm của Auto Call

Không thể không nhắc tới những ưu điểm của giải pháp tổng đài gọi tự động Auto Call. Với các doanh nghiệp, giải pháp này có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí, hệ thống tự động với báo cáo chi tiết,...

1. Có thể đồng thời gửi thông điệp từ doanh nghiệp đến hàng ngàn khách hàng trong cùng một thời điểm.
2. Tiết kiệm chi phí rất nhiều nếu sử dụng sim đăng kí các gói khuyến mại từ các nhà mạng lớn.
3. Giảm khối lượng công việc cũng như số lượng agents từ 50-60%: với file ghi âm có sẵn, các agents chỉ việc nhập dữ liệu khách hàng và gửi đi. Sau đó, khi nhận được những phản hồi cần tư vấn từ những khách hàng quan tâm dịch vụ, các agents chỉ việc chọn lọc và gọi lại cho các khách hàng đó. 
4. Cho phép lấy phản hồi tương tác của khách hàng thông qua phím bấm.
5. Có thể setup đặt thời gian tự động chạy chiến dịch mà doanh nghiệp mong muốn.
6. Tự động lập hệ thống báo cáo, thống kê kết quả chi tiết theo nội dung khi thực hiện xong 1 chiến dịch.
7. Chỉ tính phí cuộc gọi khi được kết nối tới khách hàng.

Tầm quan trọng của giải pháp tổng đài tự động

Thiên Tú là một trong những doanh nghiệp viễn thông hàng đầu ở Việt Nam. Với dịch vụ tổng đài Contact Center chất lượng cao, Thiên Tú đã mang lại những giải pháp hiệu quả cho các đối tác doanh nghiệp trong vấn đề chăm sóc và kết nối với khách hàng. Một trong số đó là giải pháp tổng đài tự động Auto Call, nó không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, mà còn giảm thiểu tối đa nhân sự và chi phí hoạt động. Hơn thế nữa, các doanh nghiệp lại có thể kết nối được lượng khách hàng tiềm năng tăng gấp nhiều lần so với những cách thức truyền thống trước đây.

Cùng lúc tiếp cận và truyền thông tin tới hàng ngàn khách hàng

Dựa trên data dữ liệu khách hàng sẵn có, doanh nghiệp chỉ cần đưa ra những chiến lược cụ thể phù hợp với từng phân khúc khách hàng. Sau đó với những thao tác đơn giản, những thông tin cần thiết sẽ tự động được truyền tới đúng đối tượng khách hàng một cách nhanh chóng. Ngoài ra hệ thống tổng đài tự đồng còn có thể lập báo cáo chi tiết về kết quả mỗi chiến dịch. Như số lượng khách hàng tiếp cận, số lượng khách hàng quan tâm dịch vụ và cần tư vấn,... điều này không chỉ giúp doanh nghiệp có thể tổng hợp được những khách hàng tiềm năng thực sự mà còn điều chỉnh những chiến lược mới phù hợp hơn.

Gia tăng tần số liên lạc

Với số lượng khách hàng lên tới vàn ngàn hay có thể là vài triệu người, liệu doanh nghiệp sẽ làm thế nào để có thể liên hệ hết tất cả để thông báo về những chương trình khuyến mại trong một thời gian ngắn. Sẽ cần tới bao nhiêu nhân sự, chi phí hoạt động,...? Tuy nhiên với giải pháp tổng đài tự động thì vấn đề này lại vô cùng đơn giản. Bởi vậy doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp này để dành chi phí cho những hạng mục khác cần đầu tư hơn.

Nhân sự liệu có cần thiết?

Dĩ nhiên vẫn sẽ cần có đội ngũ nhân sự chuyên biệt cho công việc này nhưng sẽ không cần quá nhiều như trước nữa. Giải pháp này đã giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí về mặt nhân sự nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng công việc.

Kịch bản sẵn có với đầy đủ thông tin

Trước giờ, một trong những lỗi cơ bản nhất khi tổng đài viên trao đổi với khách hàng đó là thiếu/ bỏ lỡ thông tin. Tuy nhiên với giải pháp tổng đài tự động, những thông tin cần thiết cần gửi tới khách hàng sẽ được tịch hợp sẵn trong một file ghi âm. Hay còn được gọi là kịch bản ghi âm, với file nội dung này doanh nghiệp sẽ đảm bảo được lượng thông tin cần thiết tới khách hàng.

Lên thông tin đơn hàng tự động

Trong những chiến dịch bán hàng qua điện thoại, tổng đài tự động có thêm một chức năng đó là tự động ghi nhận đơn hàng từ khách hàng. Doanh nghiệp sẽ không lo lắng vấn đề bỏ sót đơn hàng mà lại giảm nhân công trong khâu thống kê đơn hàng.

Bài viết trên đây Thiên Tú đã cùng bạn tìm hiểu về tầm quan trọng của giải pháp tổng đài gọi tự động. Mong rằng những thông tin mà Thiên Tú cung cấp sẽ hỗ trợ trong công việc của bạn cũng như các doanh nghiệp. Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm về Định tuyến cuộc gọi thông minh là gì?