Mẫu email chăm sóc khách hàng 2021 tốt nhất dành cho doanh nghiệp

Email marketing dường như là kênh tiếp thị không thể thiếu của các doanh nghiệp để duy trì lượt tương tác. Cũng như cung cấp những dịch vụ tốt nhất đến khách hàng qua mẫu email chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng chiến lược dùng mẫu email chăm sóc khách hàng sao cho phù hợp.

Sau đây, thiên tú sẽ gửi bạn 10 mẫu email chăm sóc khách hàng 2021 tốt nhất dành cho doanh nghiệp. Mẫu email chăm sóc bao gồm chào đón, hỗ trợ, đổi mới, hoàn trả và giữ chân khách hàng.

Phía khách hàng, thật sự không có gì tệ hơn việc nhận được một email tự động từ công ty. Cảm giác thất vọng về chế độ phục vụ thiếu chuyên nghiệp từ nơi mình đã tin tưởng. Với một người tận tâm với khách hàng. Thì tình huống như này bạn chắc chắn cũng không muốn xảy ra.

Email chăm sóc khách hàng có sẵn có thật sự tốt?

Mặc dù tốt nhất là bạn nên tự soạn thảo mỗi emal gửi đi. Nhưng đây cũng không phải cách hiệu quả vì hiệu suất thấp. Nhưng đừng lo, vì thiên tú sẽ giới thiệu cho bạn các phương pháp hay nhất để viết email. Gồm những email dành cho dịch vụ chăm sóc khách hàng. Còn có hướng dẫn trả lời các tình huống mất kiểm soát. Ngoài ra, cũng còn có bộ suy tập các mẫu email cho nhiều tình huống khác nhau.

Trên thực tế, những mẹo sau đây đặc biệt áp dụng khi bạn sử dụng email viết sẵn. Chúng ta sẽ đi qua một lượt những cách để viết một email tốt nhất dành cho khách hàng. Khi có những mẫu này, việc chăm sóc cũng có thể dễ dàng hơn. Mà nó còn là một cách vững chắc hơn ở bộ phận chăm sóc khách hàng.

Sau đây là 4 bước cơ bản để tạo một email chăm sóc khách hàn

1. Sử dụng tên của khách hàng

Đây là bước đầu tiên khi tiếp cận hoặc phản hồi khách hàng. Sử dụng tên của họ trong email làm cho câu hỏi của bạn cảm thấy chân thực. Ngoài ra, việc làm này còn giúp nhắm đến mục tiêu cụ thể là khách hàng.

2. Có sẵn lịch sử trò chuyện của khách hàng

Khi trả lời khiếu nại hoặc email của khách hàng, điều quan trọng là bạn phải biết khi nào và tại sao họ liên hệ với công ty của bạn. Họ đã từng gặp vấn đề này trong quá khứ chưa? Hay họ chỉ là khách hàng của bạn trong một thời gian ngắn? Thông tin này có thể giúp bạn chọn giọng điệu thích hợp cho email của mình.

3. Tìm hiểu các thông tin quan trọng về doanh nghiệp cũng như người mua

Tương tự như vậy, hãy kiểm tra xem họ có phải là người sử dụng sản phẩm không? Hay họ là các bên liên quan cấp cao nhất trong tổ chức của họ? Bạn có biết tại sao họ lại chọn làm ăn với bạn không? Chúng tôi khuyên bạn nên thu thập thông tin này bằng cách sử dụng phần mềm crm.

4. Cố gắng tìm hiểu thêm vè vấn đề họ đang gặp phải

Khi đọc qua email, hãy cố gắng hiểu vấn đề họ đang gặp phải trước khi tạo phản hồi. Nếu bạn vẫn cần sự rõ ràng, câu trả lời của bạn sẽ là nơi để đặt phản hồi lại câu hỏi.

Không có vấn đề gì, hãy đảm bảo rằng mỗi email bạn gửi đi đều chứa đầy sự đồng cảm và thấu hiểu – ngay cả khi khách hàng đang tức giận.

Làm sao để phản hồi khách hàng đang có tâm trạng không tốt

1. Phản hồi càng sớm càng tốt
2. Xin lỗi về những trải nghiệm không tốt
3. Giải thích về những gì có thể đã xảy ra sai
4. Đảm bảo với khách hàng rằng điều này sẽ không xảy ra nữa
5. Cung cấp một ưu đãi, hoàn lại tiền hoặc giảm giá.
6. Trả lời thêm cho họ các câu hỏi, nhận xét hoặc mối quan tâm khác.
7. Theo dõi với khách hàng.

Rõ ràng hơn về những yếu tố này

. Phản hồi càng sớm càng tốt

Bạn càng để khách hàng đợi lâu, thì khả năng họ sẽ đưa khiếu nại đó lên một nền tảng khác để công khai. Nơi mà những người tiêu dùng khác có thể đưa ra ý kiến về công ty của bạn.tốt nhất bạn nên giải quyết vấn đề trong vòng một giờ.

Vì sao? Vì điều này có thể sẽ khiến cuộc trò chuyện tiếp tục qua email và làm giảm cơ hội có cuộc gọi tiếp theo.

. Xin lỗi về những trải nghiệm không tốt

Dòng đầu tiên trong câu trả lời của bạn phải là một lời xin lỗi chân thành.

Cho dù email của họ có vẻ gây tổn thương hoặc không công bằng đến mức nào. Thì điều quan trọng là phải nhận ra rằng họ đã dành thời gian để đưa ra lời phàn nàn vì họ đã có trải nghiệm tiêu cực như vậy với công ty. Là một chuyên gia dịch vụ khách hàng, mục tiêu của bạn là không khách hàng nào có trải nghiệm tồi tệ. Theo đó, công ty của bạn có trách nhiệm xin lỗi vì điều đó.

Ở bước này, hãy cố gắng chọn giọng điệu vừa cảm thông vừa hối lỗi. Nhưng hãy rõ rằng bạn cũng mong muốn được giúp đỡ.

. Giải thích về những gì có thể đã xảy ra sai

Khách hàng thực sự quan tâm đến việc nhận được những lời giải thích rõ ràng. Cũng như giải pháp hoàn chỉnh cho các vấn đề của họ.

Thêm vào đó, nếu bạn giải thích với họ rằng tình huống đó chỉ là sự kiện xảy ra một lần hoặc hiếm khi xảy ra. Như gói hàng của họ bị thất lạc trong thư hoặc bị giữ lại trong một giờ . Điều đó sẽ giúp giảm bớt căng thẳng và có khả năng khiến họ đồng cảm với công ty.

.đảm bảo với khách hàng rằng điều này sẽ không xảy ra nữa

Ngay cả khi vấn đề không phải do lỗi của bạn. Nhưng điều quan trọng là phải trấn an khách hàng rằng bạn đang làm mọi thứ có thể để ngăn điều này xảy ra lần nữa.

Điều này sẽ trấn an họ rằng họ sẽ không có trải nghiệm này nữa. Do đó ít có khả năng họ sẽ rời bỏ bạn để đến với đối thủ cạnh tranh.

. Cung cấp một ưu đãi, hoàn lại tiền hoặc giảm giá

Đưa ra ưu đãi là một lựa chọn tuyệt vời khi khiếu nại của khách hàng quá nghiêm trọng. Hoặc khi họ đặc biệt yêu cầu hoàn lại tiền hoặc một món hàng miễn phí.

Nếu khiếu nại của khách hàng là do lỗi từ phía bạn, hãy cố gắng hết sức có thể để cung cấp cho họ một khoản chiết khấu hợp lý. Chúng ta có thể hoàn lại tiền khi thích hợp. Nếu khách hàng hoàn toàn không thể sử dụng giao dịch mua do lỗi, việc hoàn tiền đầy đủ là điều hợp lý.

Một lỗi dẫn đến sự chậm trễ đơn đặt hàng hoặc một loại bất tiện nhỏ khác. Thì một khoản chiết khấu nhỏ có thể mua được thiện chí với khách hàng.

Nếu các khiếu nại là do sự cố trên toàn công ty đã ảnh hưởng đến hàng trăm hoặc hàng nghìn khách hàng. Do đó, bạn có thể không giảm giá hoặc hoàn tiền cho tất cả họ. Thay vào đó, xin lỗi một cách chân thành. Và thực hiện các bước để ngăn chặn vấn đề tái diễn.

. Trả lời thêm cho họ các câu hỏi, nhận xét hoặc mối quan tâm khác.

Ở cuối email, trước khi đóng, hãy luôn yêu cầu nếu họ có thêm bất kỳ câu hỏi, nhận xét hoặc mối quan tâm nào. Bạn muốn thể hiện rằng bạn vẫn sẵn sàng tiếp nhận thêm phản hồi. Sau đó hãy kết thúc cuộc trò chuyện.

 Bộ phận chăm soc khách hàng càng tạo cho họ nhiều cơ hội để tương tác. Thì khả năng cao là sự nóng nảy của họ sẽ dịu đi và họ sẽ lại tôn trọng công ty.

. Theo dõi với khách hàng

Điều quan trọng là phải theo dõi khách hàng và đưa họ vè trạng thái cuối cùng để giải quyết vấn đề.

Cho dù đó là gói hàng bị trì hoãn, hết sản phẩm hoặc trải nghiệm không tốt với trang web. Bộ phận muốn trấn an khách hàng rằng bạn đã hoàn thành các bước cần thiết để đảm bảo điều này không xảy ra nữa.

Ngoài ra, nếu khách hàng gặp phải sự cố kỹ thuật, hãy liên hệ để cho họ biết rằng nhóm của bạn đã hoàn thành việc khắc phục sự cố. Cuối cùng, sự cố đã được giải quyết.

Các mẫu email mẫu hay nhất để phản hồi khách hàng

Mẫu cho khách hàng giận dữ

Xin chào [khách hàng],

Đầu tiên, tôi rất tiếc vì bạn đã có trải nghiệm tiêu cực với [sản phẩm, dịch vụ hoặc bộ phận công ty]. Tôi đã xem xét vấn đề và có vẻ như [giải thích ngắn gọn lý do cho trải nghiệm tồi tệ của họ, nếu có].

Ngoài ra, tôi đã chuyển vấn đề này tới [trưởng bộ phận thích hợp], [chức danh công việc của người đó]. Trong thời gian chờ đợi, tôi muốn cung cấp [chiết khấu / hoàn lại tiền] cho sự bất tiện này và sẽ liên hệ với bạn sau vài ngày để cập nhật cho bạn về trạng thái của [sự cố].

Một lần nữa, tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này. Vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào và tôi rất sẵn lòng trợ giúp!

Thân mến,

[tên của bạn]

Mẫu chung cảm ơn khách hàng

Xin chào [khách hàng],

Cảm ơn bạn đã cho chúng tôi cơ hội để giúp [bạn hoặc doanh nghiệp của bạn] đạt được [mục tiêu]. Chúng tôi không thể tự hào hơn khi gọi bạn là đối tác của chúng tôi và là một phần của cộng đồng của chúng tôi.

Lòng trung thành và phản hồi của bạn đã hỗ trợ các cuộc thảo luận có ý nghĩa trong tổ chức của chúng tôi, cũng như vô số cải tiến cho [sản phẩm hoặc dịch vụ]. Vì điều đó, chúng tôi rất biết ơn.

Cảm ơn bạn đã tiếp tục chọn chúng tôi. Chúng tôi hứa sẽ tiếp tục ưu tiên bạn.

Chúc vui vẻ

[công ty/tên của bạn]

Xin chào [khách hàng],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian gửi phản hồi tích cực về trải nghiệm của mình với [tên công ty, sản phẩm hoặc dịch vụ]. Tôi rất vui vì chúng tôi đã có thể giúp bạn đạt được [mục tiêu].

Những phản hồi như vậy giúp chúng tôi không ngừng cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách biết những gì chúng tôi đang làm đúng và những gì chúng tôi có thể làm. Vì vậy, tôi đánh giá cao việc bạn gửi cho chúng tôi
câu trả lời hữu ích này .

Cảm ơn một lần nữa,

[công ty / tên của bạn]

Về những trải nghiệm không tốt về dịch vụ

Xin chào [khách hàng],

Công ty tôi muốn liên hệ để nói lời cảm ơn vì đã gửi phản hồi. Cũng như xin lỗi vì thiếu sót.

Tôi chân thành đánh giá cao việc bạn cho chúng tôi biết [giải thích về những gì đã xảy ra]. Trải nghiệm này không giống như những gì chúng tôi dự định, và chúng tôi đã bỏ lỡ dấu ấn. Một lần nữa, chúng tôi thực sự xin lỗi.

Để giải quyết vấn đề này cho bạn, chúng tôi sẽ [thực hiện (các) hành động để sửa đổi]. Nếu có bất kỳ điều gì khác phát sinh, vui lòng liên hệ với tôi và cá nhân tôi sẽ xem nó đã được giải quyết.

Sau tất cả, tôi chân thành cảm ơn vì bạn đã chia sẻ mối quan tâm với chúng tôi. Khi bạn cung cấp cho chúng tôi phản hồi này, điều đó sẽ giúp chúng tôi xây dựng [sản phẩm / dịch vụ / trải nghiệm] tốt hơn cho khách hàng, vì vậy, cảm ơn bạn đã giúp chúng tôi trong sứ mệnh luôn tốt hơn.

Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi. Bất kỳ nhận xét hoặc thắc mắc nào. Chúng tôi rất biết ơn vì bạn đã dành thời gian để chia sẻ mối quan tâm với chúng tôi.

Cảm ơn một lần nữa,

[công ty / tên của bạn]

Về sự ủng hộ của khách hàng đối với công ty

Xin chào [khách hàng],
cảm ơn thư ủng hộ của bạn

Xin chào [khách hàng],

Xin cảm ơn.

Ý chúng tôi là nó. Cảm ơn bạn!

Khi nhìn lại, chúng tôi chỉ muốn dành một chút thời gian cho bạn biết bạn có ý nghĩa như nào đối với chúng tôi. Tất cả là nhờ vào lòng trung thành của những khách hàng như bạn mà chúng tôi có thể: [thành tích công ty # 1], [thành tích công ty # 2] và [thành tích công ty # 3].

Bạn đã đóng một vai trò rất lớn trong sự phát triển này. Chúng tôi sẽ không thể trở thành như ngày nay nếu không có bạn. Nếu có bất kỳ điều gì chúng tôi có thể làm để đảm bảo trải nghiệm tốt hơn. Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Đây là một năm khác,

[công ty / tên của bạn]

Mẫu email tiếp theo về dịch vụ khách hàng

Xin chào

[khách hàng],

Một lần nữa , cảm ơn bạn đã liên hệ với bộ phận dịch vụ khách hàng về [mô tả vấn đề].

Tôi muốn theo dõi cuộc trò chuyện của chúng tôi để xem liệu tình hình có được giải quyết hoàn toàn hay không. [sự cố] hiện đang hoạt động phải không? Bạn có gặp phải bất kỳ vấn đề nào kể từ lần cuối chúng ta nói chuyện không?

Nếu vẫn có điều gì đó không ổn, vui lòng cho tôi biết để chúng tôi có thể tiếp tục tìm ra giải pháp thích hợp. Nếu sự việc đã được giải quyết, vui lòng cho tôi biết để tôi có thể đánh dấu sự việc là đã được giải quyết.

Cảm ơn bạn và vui lòng liên hệ để hỗ trợ lại trong tương lai!

Chúc mọi điều tốt lành,
[tên của bạn]

Mẫu email giữ liên lạc khách hàng

Xin chào

[khách hàng],

Chúng tôi rất tiếc khi chưa gửi đến bạn những trải nghiệm tốt nhất. Được bạn chọn công ty chúng tôi là một điều thật tuyệt vời. Tôi đã học được rất nhiều điều từ bạn. Nhờ đó, công ty tôi đã thực hiện bản cập nhật cho các sản phẩm khi đã dựa trên phản hồi. Tôi đánh giá cao tất cả những gì bạn đã làm để biến công ty của chúng tôi trở nên tốt nhất có thể.

Khi bạn bắt đầu một con đường mới, đừng quên chúng tôi! Tôi rất muốn nghe về những thành công của bạn trong tương lai.. Bao gồm sự phát triển thú vị mà công ty của bạn chắc chắn sẽ có.

Hãy giữ liên lạc nhé. Chúc may mắn với tất cả mọi thứ!

Chúc mừng,
[tên của bạn]

Mẫu email dùng thử miễn phí sản phẩm của công ty

Xin chào [khách hàng],

Tôi nhận thấy rằng bạn có vẻ quan tâm đến một số sản phẩm trên trang web của chúng tôi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Tôi rất vui được hướng dẫn bạn các tùy chọn khác nhau.

Tôi muốn mở rộng cho bạn một đề nghị dùng thử miễn phí vì có thể rất khó để cam kết sản phẩm chỉ từ một mô tả. Bản dùng thử miễn phí của chúng tôi kéo dài 30 ngày và cho phép bạn điều hướng tất cả các tính năng từ sự thoải mái trong ngôi nhà của mình. Đây là một cơ hội tuyệt vời để xem sản phẩm nào phù hợp với bạn hay không.

Nếu bạn quan tâm, hãy gửi email lại cho tôi hoặc gọi cho tôi. Tôi có thể nói chuyện với bạn về tất cả các chi tiết và giúp bạn thiết lập.

Chúc mừng,
[tên của bạn]

Mẫu email thông báo hoàn lại tiền

Xin chào [khách hàng],

Chúng tôi hy vọng thông báo này giúp ích cho bạn.

Chúng tôi đang tiếp cận vì bạn đủ điều kiện để được hoàn lại tiền cho giao dịch mua [tên sản phẩm] của mình. Khoản tiền hoàn lại này đủ điều kiện trong [khoảng thời gian]. Do đó, có thể được thực hiện bằng cách gọi điện hoặc nhắn tin cho nhóm dịch vụ khách hàng của chúng tôi.

Vui lòng trả lời email này nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào và tôi rất sẵn lòng trợ giúp.

Cảm ơn,
[tên của bạn]

Mẫu email yêu cầu đánh giá của khách hàng

Xin chào [khách hàng],

Chúng tôi hy vọng cho đến nay bạn sẽ có một tuần tuyệt vời! Tôi thấy bạn đã bắt đầu gửi email đến email của chúng tôi trong tuần này. Có vẻ như bạn đã đạt được một số tỷ lệ truy cập ấn tượng. Bạn thích làm việc với công cụ này như thế nào?

Nếu bạn có bất kỳ phản hồi hoặc câu hỏi nào về công cụ này, đừng ngần ngại gọi cho tôi hoặc gửi email cho tôi, và tôi sẽ giúp bạn!

Nếu bạn muốn chia sẻ trải nghiệm của mình khi sử dụng [tên công ty], đây là các trang của chúng tôi trên thientu. Nơi bạn có thể cho chúng tôi xếp hạng và chia sẻ phản hồi của mình để giúp những khách hàng khác tìm hiểu về chúng tôi.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian và hãy gọi cho tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về công cụ này!
[tên của bạn]

Đây là một số mẫu dành gửi cho khách hàng một cách tốt nhất. Dịch vụ chăm sóc tại thiên tú sẽ cung cấp cho bạn các tính năng thân thiện và hiệu quả về chí phí. Linh động ở nhiều cơ chế như thoại, nhắn tin giúp doanh nghiệp triển khai các chiến dịch làm hài lòng khách hàng! Nếu có bất kì vấn đề gì, hãy tìm đến chúng tôi!

Liên hệ cho trung tâm chăm sóc khách hàng: info@thientu.vn