Data entry clerk là gì? Kĩ năng nào dành cho nhân viên nhập dữ liệu?

Chắc hẳn bạn đã nghe về thuật ngữ data entry, vậy tính chất công việc của data entry clerk là gì? Nhân viên nhập dữ liệu cần trau dồi kĩ năng nào để nâng cao năng suất công việc? Có bao nhiêu hình thức nhập liệu, là những loại nào? Cùng Thiên Tú khám phá những thông tin về data entry clerk tại bài viết này.

1) Tìm hiểu data entry clerk là gì?

Data entry clerk Là một thuật ngữ chỉ nhân viên nhập liệu vào hệ thống, nhiệm vụ của họ thông qua việc nhập dữ liệu giúp chuyển đổi một dạng thông tin như lời nói, văn bản, ghi âm thành dạng dữ liệu số hóa. Họ sẽ được training cách nhập, quản lý và lưu dữ liệu trên website, phần mềm của doanh nghiệp.

Các data entry clerk được sẽ được đào tạo bài bản cho việc nhập dữ liệu văn bản và số, kiểm soát, so sánh, đối chiếu, quản lý nguồn dữ liệu. Có những quy tắc chung để đảm bảo quy trình nhập dữ liệu lên hệ thống được nhất quán. Kĩ năng là điều không thể thiếu trong bất kì công việc nào, trong đó có nhân viên nhập liệu. Sức khỏe, tốc độ, tính chính xác, sự tập trung,... là các tiêu chí điển hình mà công việc data entry yêu cầu.

1.1) Công việc cụ thể của data entry

Cụ thể công việc cần thiết của một data entry clerk là gì? Tất cả đều xoay quanh nguồn dữ liệu thông tin. Nhân viên nhập dữ liệu sẽ phụ trách đảm bảo:

1. Chuyển thông tin từ văn bản giấy qua file trên máy tính, dùng bàn phím hệ thống lại dữ liệu, hoặc dùng máy ghi thông tin, máy quét,...
2. Nhập thông tin trực tiếp nhận được từ khách hàng
3. Thiết lập bảng tính gồm lượng lớn số liệu và không được để sai sót
4. So sánh với tài liệu nguồn để xác minh lại dữ liệu
5. Thường xuyên cập nhật dữ liệu đang có
6. Lấy thông tin theo yêu cầu từ cơ sở dữ liệu, tệp điện tử
7. Luôn sao lưu để bảo quản dữ liệu
8. Sau khi nhập liệu sắp xếp lại văn bản giấy, đảm bảo dữ liệu nào cũng không bị mất.

2) Nhân viên nhập dữ liệu cần có những kĩ năng nào?

Yêu cầu cơ bản về kĩ năng data entry clerk là gì? Là về kế toán, đọc hiểu thông tin hóa đơn, chứng từ. Ngoài ra một số thủ thuật, kĩ năng bổ sung khác giúp nhân viên nhập dữ liệu đạt hiệu quả công việc cao hơn. Điển hình như:

2.1) Thao tác đánh máy nhanh

Không chỉ riêng data entry, bất cứ công việc nào nếu bạn có tốc độ đánh máy nhanh, cũng đều thúc đẩy hiệu quả. 48 từ trên 1 phút là chỉ số trung bình cho tốc độ đánh máy tốt. Khi đánh máy nhanh lượng công việc sẽ được giải quyết nhiều hơn, đạt năng suất cao. Kết hợp tốc độ và tính chính xác khi đánh máy để đảm bảo KPI công việc.

2.2) Giao tiếp tốt đối với data entry clerk là gì?

Kĩ năng giao tiếp và công việc sau màn hình máy tính là chủ yếu của nhân viên nhập dữ liệu, có mối liên hệ như thế nào? Vì data entry là công việc làm theo nhóm, các thành viên thường xuyên kết nối với nhau. Để đảm bảo tính liên tục của hệ thống, cũng như giữ hiệu suất công việc. Cho nên kĩ năng giao tiếp tốt, ít nhất là với đồng đội. Là điều không thể thiếu ở nhân viên nhập dữ liệu. Một đội data entry ăn ý giúp đẩy nhanh tiến độ và tính chính xác của công việc.

2.3) Làm sao giữ tập trung trong công việc?

Giữ tập trung cao để không xảy ra lỗi dữ liệu là một kĩ năng không hề đơn giản, vậy bí quyết của các data entry clerk là gì? Nghĩ đến kết quả công việc, bạn sẽ không muốn bỏ công sức ra hàng giờ. Để rồi nhận lại kết quả công việc không như mong muốn, nhất là đối với nhập liệu. Cân đối sức khỏe để có sự tập trung cao độ nhất, tránh sai sót thông tin. Hậu quả để lại có thể nghiêm trọng và gây rắc rối cho bạn. Nếu mất tập trung trong từng chi tiết nhỏ.

2.4) Kĩ năng sử dụng các phần mềm thiết yếu

Thích ứng với công nghệ và các phần mềm thiết yếu sẽ là lợi thế cho nhân viên nhập dữ liệu. Trước hết cần thành thạo về kĩ năng tin học văn phòng, bộ xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu, phần mềm quản lý thông tin,... Nhập thông tin mã hóa, thống kê, dữ liệu về tài chính, thao tác bằng chuột máy tính, máy quét,... Tất cả kiến thức cơ bản sử dụng máy tính đều phải nằm lòng.

3) Các hình thức làm việc của data entry clerk là gì?

Bạn biết được bao nhiêu loại dịch vụ nhập liệu? Trên thực tế data entry có 2 hình thức là nhập dữ liệu ngoại tuyến - offline data entry. Và nhập dữ liệu trực tuyến - online data entry.

Việc cần làm của data entry clerk là gì đối với nhập dữ liệu khi không có mạng - nhập liệu ngoại tuyến? Kế toán nhập liệu sẽ điền thông tin vào các biểu mẫu ngoại tuyến. Nhập thông tin từ dữ liệu giấy thành định dạng kĩ thuật số. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thuê ngoài nhập liệu sẽ gửi tập tin xử lý sau đến khách hàng. Hoặc có thể chuyển thông tin vô thư mục, lưu trữ hay cơ sở dữ liệu.

Online data entry - nhập liệu trực tuyến tất nhiên cần có kết nối Internet để thực hiện. Dành cho các biểu mẫu, dữ liệu buộc phải nhập trực tuyến. Các dữ liệu trực tuyến tiêu biểu như. Chèn thông tin sản phẩm trên website thương mại điện tử, điền biểu mẫu online. Chú thích, gắn thẻ thư mục, dữ liệu. Gắn thẻ hình ảnh, cập nhật CRM,...

4) Lời kết

Với xu thế thị trường hiện nay ở Việt Nam, hình thức thuê ngoài nhập liệu, nhất là online data entry rất phổ biến. Dịch vụ này ra đời giúp công ty tiết kiệm thời gian, kinh phí và đảm bảo hiệu quả kinh doanh.

Tại Thiên Tú cung cấp dịch vụ data entry chuyên nghiệp và tận tâm nhất. Chúng tôi ưu tiên đảm bảo độ hài lòng của khách hàng, chất lượng và độ chính xác của công việc. Đem đến trải nghiệm dịch vụ hàng đầu trong các lĩnh vực liên quan. Bên cạnh đó còn có các dịch vụ khác. Điển hình như: Inbound & Outbound Call Center - Telesales, Telemarketing. Email, Chat, nghiên cứu thị trường, chăm sóc khách hàng, Content Writing, Content marketing,...

Qua bài viết, Thiên Tú hi vọng cung cấp cho bạn thông tin hữu ích về data entry clerk là gì. Tính chất và nhiệm vụ của công việc nhập liệu, kĩ năng nhân viên nhập dữ liệu cần có. Các loại dịch vụ nhập liệu và lợi ích của dịch vụ data entry thuê ngoài. Từ đó bạn có thể đưa ra quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình.

Có thể bạn muốn xem thêm về 10 kỹ năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp đơn giản nhất.