Hóa đơn điện tử là gì? Những điều mà bạn cần biết về hóa đơn điện tử

Thời kì công nghệ 4.0, các doanh nghiệp dường như đã tối ưu hóa mọi công việc từ thủ công sang máy móc. Điều này giúp doanh nghiệp giảm chi phí rất nhiều. Không những thế việc sử dụng công nghệ cũng dễ dàng lưu trữ, tiết kiệm thời gian. Và độ bảo mật cũng an toàn hơn rất nhiều.

Hóa đơn điện tử là giải pháp mà hầu như tất cả doanh nghiệp đều đang áp dụng. Việc chuyển đổi từ giấy tờ sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả nhanh chóng. Vậy bạn có biết hóa đơn điện tử là gì? Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết sau đây để biết thông tin nhé.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Để định nghĩa một cách chính xác chúng ta sẽ xem theo Điều 3. Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành 14/03/2011.

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

1.1 Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

• Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác. Gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không
• Chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan

1.2 Điều kiện để hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử cần phải được đảm bảo nguyên tắc sử dụng. Hóa đơn được lập có số hóa đơn theo nguyên tác liên tục và đúng trình tự thời gian. Số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn diện tử chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn diện tử. Từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử
• Thông tin đầy đủ và không bị thay đổi. Ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử
• Thông tin có trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

1.3 Hóa đơn điện tử cần thủ tục gì để phát hành

• Doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn điện tử phải có quyết định hóa đơn điện tử. ( Tại thông tư 32 có ban hành kèm mẫu soạn thảo số 1)

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan quản lý. Và gửi lên trang thông tin điện tử của tổng cục thuế. (Soạn thảo theo mẫu số 2 ban hành kèm thông tư 32)

• Ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi đến cơ quan quản lý thuế

2. Cách thực hiện hóa đơn điện tử

2.1 Lập hóa đơn điện tử

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán
• Người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

2.2 Gửi hóa đơn điện tử

• Gửi trực tiếp: người bán sẽ thực hiện lập hóa đơn trực tiếp trên phần mềm điện tử, ký điện tử hóa đơn. Và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.
• Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Người bán hàng hóa dịch vụ sẽ tạo hóa đơn điện tử bằng cách truy cập vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn. Sau đó, người bán sẽ gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán.

2.3 Lưu ý việc xử lý với hóa đơn điện tử đã lập

• Trường hợp người mua chưa nhận được hàng hóa , dịch vụ. Sau khi hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua. Hoặc người mua và người bán chưa kê khai thuế. Nếu phái hiện ra lỗi sai chỉ được hủy khi có sự xác nhận và đồng ý của 2 bên. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được giữ lại nhằm phục vụ cho việc điều tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Trường hợp người bán đã giao đầy đủ hàng hóa dịch vụ, lập hóa đơn và gửi cho người mua. Người bán và người mua đã thực hiện kê khai thuế đầy đủ. Nhưng sau đó phát hiện ra có sai sót. Người mua và người bán phải lập văn bản có chữ ký của cả 2 bên. Đồng thuận và ghi rõ sai sót. Sau đó người bán sẽ lập lại hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Lưu ý phải ghi rõ chi tiết điều chỉnh sự tăng giảm hàng hóa, giá bán,... Căn cứ vào hóa đơn điện tử lập lại, cả 2 bên phải thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

3. Kết quả

Đọc đến đây chắc các bạn đã hiểu hóa đơn điện tử là gì? Và cách thức lập hóa đơn điện tử như thế nào? Hy vọng bài viết cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một giải pháp tiết kiệm thời gian và chi phí. Hóa đơn điện tử có thể là một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn. Chúc các bạn thành công.

Có thể bạn muốn biết: Hướng dẫn tra cứu vận đơn DHL kiểm tra đơn nhanh chóng | Thiên Tú