Brief là gì? Phương pháp viết bản brief đúng chuẩn!

Khi làm việc với khách hàng ở các ngành nghề, nhất là với marketing, bạn sẽ thường nghe về thuật ngữ brief. Vậy tính chất của bief là gì? Tầm quan trọng của brief trong công việc, lợi ích mà brief đem lại? Làm thế nào để xây dựng bản brief chuyên nghiệp? Có bao nhiêu loại brief trên thị trường? Cùng Thiên Tú khám phá công cụ hỗ trợ trong công việc hữu ích này. Theo dõi ngay tại bài viết!

1. Định nghĩa brief là gì?

Brief là bản tóm tắt công việc, là văn bản thông tin công việc cung cấp bởi khách hàng (client) và đơn vị thực hiện (agency). Các công việc được cô đọng chi tiết, đầy đủ, ngắn gọn trong bản brief để dễ theo dõi, quản lý.

Marketing có lẽ là ngành nghề liên quan đến brief nhiều nhất, tuy nhiên công vụ này vẫn xuất hiện ở các lĩnh vực công việc khác. Sự trao đổi, cung cấp brief có thể linh hoạt đến từ client hoặc agency. Không nhất thiết lúc nào cũng phải từ một bên. Miễn là đảm bảo đầy đủ chi tiết nội dung công việc hợp tác giữa các bên.

Về vai trò của brief, trước mắt là giúp cho agency hiểu rõ về khách hàng của mình hơn. Bản brief được xem là trợ thủ đắc lực giúp agency dễ chiều lòng khách hàng hơn. Agency sẽ hiểu yêu cầu, hình thức, nội dung công việc mà khách hàng mong muốn. Có thể nói là hiểu được tâm lý khách hàng.

Chiến lược công việc có nguy cơ đi sai hướng nếu thiếu đi chỉ dẫn từ brief. Thực hiện brief để tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí và đem lại hiệu quả, độ chính xác cao.

2. Hướng dẫn viết brief chuyên nghiệp hiệu quả

Đã hiểu được tính chất và vai trò của brief là gì, bạn sẽ xác định được mục tiêu thực hiện bản mô tả công việc một cách hiệu quả hơn. Làm cách nào để tạo một bản brief thật chuyên nghiệp? Tham khảo các bước sau cho một bản brief đúng chuẩn:

1. Project: Tên dự án, mục đích của dự án
2. Client: Tên công ty khách hàng, chủ đầu tư
3. Brand: Tên sản phẩm, dịch vụ chính trong dự án
4. Project Description: Mô tả tóm tắt các đề mục công việc, yêu cầu từ hai bên hợp tác.
5. Brand Background: Thông tin cơ bản về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu. Điển hình như: Tình hình thị trường, định vị thương hiệu. Đối thủ, điểm mạnh và điểm yếu của họ? Kèm theo các thông tin này là hình ảnh, số liệu, trang web, bài báo,...
6. Objectives: Mục tiêu hướng đến của dự án. Sắp xếp theo mức độ quan trọng cần ưu tiên
7. Target Audience: Đối tượng khách hàng tiềm năng của dự án
8. Message: Thông điệp mà thương hiệu muốn truyền tải đến công chúng, thị trường.
9. Coverage: Nơi triển khai dự án, phạm vi triển khai
10. Budget: Dự trù kinh phí, đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định tính khả thi của dự án
11. Timeming: Thời gian cụ thể thực hiện dự án.

3. Các loại của brief là gì?

Trên thực tế brief không chỉ có một kiểu đơn thuần, mà chia ra làm hai loại phổ biến: Creative Brief  và Communication Brief. Hai loại brief này có tính chất như thế nào? Cụ thể là:

1. Creative Brief: Đây là bản tóm tắt công việc nội bộ angency. Mang tính chất truyền động lực, cảm hứng sáng tạo cho đội ngũ thực hiện dự án. Tất nhiên vẫn phải đảm bảo truyền tải nội dung công việc đầy đủ, chính xác.
2. Communication brief: Là bản tóm tắt công việc giữa client và agency, đáp ứng đủ các tiêu chí: What, Where, Why, Who và How của dự án. Từ đây chiến lược được triển khai hiệu quả. Đúng với tiêu chí, yêu cầu thỏa thuận từ hai bên.

4. Lời kết

Dù thiết lập loại brief nào, Creative Brief hay Communication brief cũng cần đảm bảo cấu trúc và nội dung đầy đủ, chính xác. Đáp ứng đúng yêu cầu từ client, thúc đẩy sự sáng tạo cho agency. Thiếu đi đề mục cơ bản nào, bản brief sẽ không hoàn chỉnh. Như vậy sẽ gặp khó khăn trong việc triển khai dự án trên thực tế. Sẽ khó đạt được hiệu quả như mong muốn.

Qua bài viết, Thiên Tú hi vọng cung cấp đến bạn thông tin hữu ích về brief là gì trong công việc? Vai trò của brief đối với các doanh nghiệp. Các bước cơ bản để xây dựng bản brief chuyên nghiệp đầy đủ nhất. Những loại brief phổ biến? Từ đó bạn có thêm công cụ, trợ thủ đắc lực trong công việc, khi trao đổi với khách hàng. Chúc bạn nhiều sức khỏe và thành công!

Có thể bạn muốn tham khảo thêm về Leadership là gì? Phương pháp leadership hiệu quả.