Agenda là gì? Hướng dẫn xây dựng agenda chuyên nghiệp và hiệu quả

Ta thường nghe nói đến thuật ngữ agenda trong môi trường giáo dục, như teaching/ studying agenda. Vậy trong công việc agenda là gì? Thuật ngữ này cũng được dùng phổ biến tại các cuộc họp, sự kiện, hội thảo. Thực hiện agenda theo trình tự nào? Cần chú ý gì trong nội dung agenda cho hiệu quả và chuyên nghiệp? Thuật ngữ này khác gì với schedule? Cùng Thiên Tú tìm hiểu tại bài viết này!

1. Ý nghĩa agenda là gì?

Agenda là chương trình làm việc, còn gọi là nhật kí công tác. Tài liệu này thường có trong cuộc họp, hội thảo, sự kiện,... Ghi lại quá trình thảo luận của thành phần tham dự một cách ngắn gọn, dễ hiểu, đầy đủ.

Để xây dựng agenda cũng cần qui trình cụ thể mới đạt hiệu quả cho cả cuộc họp lẫn tài liệu thu thập thông tin. Cụ thể là các bước:

1. Soạn trước các đề mục cần thảo luận trong cuộc họp. Tốt hơn là thông báo trước cho thành phần tham dự các đề mục này. Để họ có sự chuẩn bị phương án tốt nhất khi vào cuộc họp.
2. Đưa vào các vấn đề chưa được giải quyết, vấn đề tồn động từ buổi họp trước để dứt điểm cho xong.
3. Liệt kê kế hoạch sắp tới, hoặc các vấn đề mới phát sinh ngoài dự kiến
4. Sắp xếp các vấn đề, mục tiêu cuộc họp theo thứ tự mức độ quan trọng.

2. Thế nào là agenda đạt chuẩn?

Đã hiểu về khái niệm cũng như trình tự của agenda là gì? Tiếp theo là các nội dung cần chú trọng trong agenda. Để có bản nhật kí công việc hoành chỉnh, chuyên nghiệp nhất. Trình bày agenda tốt, theo dõi và quản lý công việc sẽ đơn giản nhanh chóng hơn.

2.1. Tiêu đề, thời gian địa điểm, thành phần tham dự

1. Tiêu đề: Tên văn bản ngắn gọn, dễ hiểu nhưng phải thể hiện được nội dung chính của cuộc họp. Họp với ai, về vấn đề gì? Font chữ của tiêu đề sẽ lớn nhất trong cả văn bản cuộc họp. Màu sắc chữ, logo phải hài hòa và dễ nhìn.
2. Thời gian địa điểm, thành phần tham dự: Là các mục tiếp theo trong agenda. Tất cả đều cần thể hiện chi tiết, rõ ràng để khi nhìn lại sẽ dễ cho việc theo dõi quá trình, tiến độ, tìm tài liệu nhanh hơn. Ghi rõ ngày - tháng - năm, giờ bắt đầu và kết thúc họp. Địa điểm họp cụ thể, địa chỉ, phòng, số lầu, toàn nhà,...

2.2. Sắp xếp nội dung trong agenda như thế nào?

Cách dễ nhất để sắp xếp nội dung agenda, sau khi ưu tiên theo mức độ quan trọng, là sắp xếp theo thứ tự thời gian. Tiếp theo là bạn có thêm vào mục tên người phụ trách, để giảm trường hợp rời cuộc họp giữa chừng. Cũng như để gia tăng trách nhiệm, sự tập trung cho tất cả mọi người.

Trong agenda, bạn có thể ước lượng thời gian tương đối cho mỗi chủ đề thảo luận. Khi đã đến thời gian, bạn có thể đưa ra lời nhắc nhở nhẹ. Để vấn đề nhanh chóng được chốt, hoặc tạm để lại sau để sang hạng mục khác. Đây là giải pháp hiệu quả giúp thành phần tham dự tiết kiệm thời gian. Cũng như tránh lan man, dài dòng, lòng vòng, nhất là những cuộc tranh luận không đáng có. Tập trung tối đa vào trọng tâm của vấn đề, giải quyết nhanh gọn, chính xác.

Nhìn chung, không cần quá căng thẳng khi thực hiện agenda, bạn có quyền làm thêm một số biện pháp hỗ trợ. Như: ghi âm (nếu được phép), giấy note ghi chép nhanh. Nếu trong quá trình điền agenda gặp vấn đề, bạn có thể sử dụng những tips nhỏ này, sau đó bổ sung vào agenda. Miễn sao đạt được mục tiêu thu thập đủ và chính xác tư liệu, quá trình cuộc họp, sự kiện. Xây dựng và theo dõi một agenda không khó, chỉ cần bạn tập trung một chút. Thì trong cuộc họp vẫn có thể theo điền kịp tiến độ thảo luận vào agenda

3. Khác nhau giữa schedule và agenda là gì?

Nhiều người thắc mắc tính chất của thuật ngữ agenda và schedule có gì khác nhau? Cả hai có điểm tương đồng đều là một văn bản lịch trình, quá trình cụ thể của công việc, cuộc họp, hội thảo, sự kiện,... Còn điểm khác nhau là:

1. Agenda: Dành cho sự kiện có nhiều người tham dự. Loại văn bản này đúng với cuộc họp, hội thảo, sự liện, lễ kỉ niệm,... Chương trình đông người, hơn là schedule.
2. Schedule: Áp dụng cho đối tượng cụ thể hơn, nhưng phạm vi thời gian có thể rộng hơn. Phù hợp để áp dụng cho một cá nhân, một nhóm nhỏ. Đó có thể là lịch trình hoạt động cả một ngày của những cá thể này. Tương tự như thời kháo biểu đi học, sinh hoạt hàng ngày khi chúng ta còn nhỏ.

4. Kết luận

Qua bài viết, Thiên Tú hi vọng cung cấp đến bạn thông tin hữu ích về agenda là gì? Các bước thiết lập và theo dõi, quản lý agenda. Trình bày agenda như thế nào cho hiệu quả? Văn bản agenda là một trong những Phương pháp giúp theo dõi giải quyết công việc, quá trình diễn ra thảo luận. Mong rằng tài liệu agenda sẽ có ích cho công việc của bạn.

Bạn có thể thực hiện xây dựng agenda ngay hôm nay. Tập dần sẽ quen được cách theo dõi, ghi chú bản agenda hiệu quả, theo được quá trình công việc. Chúc bạn nhiều sức khỏe và thành công trong cuộc sống!

Có thể bạn muốn tham khảo thêm về Leadership là gì? Phương pháp leadership hiệu quả.