SOP là gì? Những điều cần biết về SOP trên các lĩnh vực khác nhau

Bạn đã biết hay từng tìm hiểu về quy trình thao tác chuẩn SOP chưa? Đây là một thuật ngữ được sử dụng khá rộng rãi trong các lĩnh vực y tế, du lịch, nhà hàng, khách sạn,… Để hình dung rõ hơn về SOP là gì? Hay về quy trình SOP và tầm quan trọng của nó đối với các lĩnh vực này. Hãy theo dõi bài viết sau của Thiên Tú nhé.

Định nghĩa về SOP là gì?

SOP là viết tắt của cụm từ Standard Operating Procedure, dịch nghĩa là quy trình hoạt động tiêu chuẩn. Trong bất cứ ngành nghề nào đều cần một hệ thống quy trình công việc đầy đủ và rõ ràng. Các nhân viên sẽ theo đó thực hiện các bước công việc, tránh sai sót. Và hơn nữa còn giúp duy trì chất lượng công việc tốt nhất. Đặc biệt đối với các nhân viên mới, những người cần được hướng dẫn quy trình công việc chi tiết.

Vai trò của SOP trong các lĩnh vực

Với một hệ thống quy trình thao tác chuẩn SOP được thiết kế phù hợp với từng ngành nghề sẽ đảm bảo hoạt động bền vững của mỗi doanh nghiệp. Tất cả mọi công việc sẽ được tiến hành nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Quy trình thao tác chuẩn SOP giúp cho:

1. Các trưởng nhóm/bộ phận đào tạo nhân viên mới một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Đặc biệt, giúp họ tránh sai sót khi tiến hành làm việc tại môi trường mới.
2. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.
3. Nhân viên sẽ bám sát công việc theo đúng quy trình. Giúp ổn định chất lượng công việc và tăng năng suất lao dộng.
4. Tiết kiệm thời gian và chi phí trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
5. Giúp doanh nghiệp đánh giá khách quan về năng lực cá nhân, thiết lập công việc phù hợp với mỗi người. 

Cách xây dựng quy trình SOP là gì?

Sau đây, Thiên Tú sẽ hướng dẫn các bạn xây dựng một quy trình SOP chuẩn chung mà bất cứ ngành nghề nào cũng có thể áp dụng. Tuy nhiên, do tính chất đặc thù ở mỗi nơi mà chúng ta sẽ thiết lập chi tiết cho từng quy trình.

B1: Lập danh sách các quy trình công việc: liệt kê đầy đủ các công việc tránh thiếu sót gây ảnh hưởng tới quy trình sau này.

B2: Lên kế hoạch cho SOP: đưa ra các bước công việc, yêu cầu của từng bước, cách đánh giá sau khi hoàn thành.

B3: Trao đổi với nhân viên về quy trình SOP: cần chia sẻ quy trình với các nhân viên – những người trực tiếp làm việc để thực tế hoá quy trình. Giúp quy trình hoàn thiện trước khi áp dụng vào thực tế. 

B4: Ghi chú xem xét quá trình: Ghi chú lại những phản hồi từ nhân viên để thêm vào quy trình nếu thực sự thấy quan trọng và cần thiết.

B5: Cập nhật SOP thường xuyên: trên thực tế, công việc sẽ thay đổi do những yếu tố khách quan tác động. Bởi vậy quy trình SOP cũng nên linh động thay đổi theo đó.

Lưu ý, yêu cầu cần phải có của một quy trình thao tác chuẩn SOP:

1. Quy trình cần phải có đủ các đầu việc được phân phối cho nhân viên.
2. Tất cả các mục, nội dung phải thật rõ ràng, dễ hiểu. Tránh trường hợp hiểu nhầm.
3. Các SOP sau khi lập ra cần phải được những người có thẩm quyền trong doanh nghiệp kiểm duyệt trước khi ban hành.
4. Cập nhật thường xuyên quy trình SOP để phù hợp với hoàn cảnh công việc.

Những điều cần biết SOP trong một số lĩnh vực

Như ở phần trên, Thiên Tú đã đề giải thích về định nghĩ cũng như vai trò,.. của SOP là gì. Và các bạn thấy đấy, quy trình thao tác chuẩn SOP thực sự rất hữu ích trong hầu hết các ngành nghề hiện nay. Và ở phần tiếp theo này, chúng ta sẽ thử tìm hiểu về một số lĩnh vực điển hình áp dụng SOP trong quá trình làm việc nhé.

Nhà hàng, khách sạn

Quy trình thao tác chuẩn SOP có vai trò đặc biệt quan trọng trong 2 lĩnh vực này. Thường thì nó sẽ được thiết lập và áp dụng trong các bộ phận như lễ tân, phục vụ bàn, phục vụ phòng,… giúp cho nhân viên tại các vị trí này làm việc được suôn sẻ và đạt hiệu quả cao. Những thiết lập cở bản của SOP trong khách sạn, nhà hàng thường gồm khối lượng công việc, đặc điểm từng công đoạn, thời gian cần thiết để thực hiện công việc, yêu cầu về kỹ năng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ…

Nhà thuốc

Bán thuốc là một trong những lĩnh vực yêu cầu độ chính xác cao. Nó ảnh hưởng tới sức khoẻ, tính mạng khách hàng. Bởi vậy, cần thiết lập quy trình bán thuốc thật chặt gồm các công đoạn từ nhập thuốc, kiểm tra chất lượng thuốc, bán thuốc theo đơn, bán thuốc không kê đơn, giải quyết khiếu nại khi có vấn đề,… Quy trình thao tác chuẩn SOP xây dựng cho nhà thuốc cần phải thực sự chi tiết với các yêu cầu cao. Đặc biệt nhân viên cần tuân thủ chạt chẽ trong quá trình làm việc.

Các ngành sản xuất

Đối với các lĩnh vực liên quan đến dây chyền sản xuất, quy trình SOP giúp quá trình sản xuất diễn ra một cách suôn sẻ. Sản phẩm được tạo ra đảm bảo chất lượng cao. Hơn thế nữa, quy trình thao tác chuẩn giúp các công nhân trong dây chuyền hình thành thói quen làm việc theo các bước chi tiết, nâng cao năng suất cũng như hiệu quả công việc.

Bài viết trên đây, Thiên Tú đã cùng các bạn tìm hiểu về quy trình thao tác chuẩn SOP trong một số lĩnh vực. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc hay lĩnh vực mà bạn muốn tìm hiểu. Ở Thiên Tú, chúng tôi luôn trau dồi và tìm hiểu những kiến thức phong phú ở những lĩnh vực mới. Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực gia công quy trình chúng tôi luôn cam kết mang lại sự hài lòng tới khách hàng. Liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn cần được tư vấn miễn phí nhé Media@thientu.com.vn