Hotline là gì? Lựa chọn đầu số hotline sao cho phù hợp với doanh nghiệp

Có lẽ bạn chưa biết? Hotline được xem là một phương pháp marketing hiệu quả, ngoài việc giúp khách hàng nhận diện thương doanh nghiệp. Hotline còn là cầu nối giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng thông qua tổng đài CSKH. Vậy hotline là gì? Lựa chọn hotline như thế nào cho tổng đài doanh nghiệp?

Đầu số hotline là gì?

Số hotline hay đường dây nóng là một kênh liên lạc thoại phổ biến hàng đầu trên thế giới. Đối với tổng đài chăm sóc khách hàng hotline như một kênh giúp doanh nghiệp phản hồi và giải đáp thông tin cho khách hàng. Bởi lẽ thế, hotline có vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh doanh nói chung và dịch vụ khách hàng nói riêng. Tất cả đến từ việc mang lại sự hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng. 

Ví dụ:

• Số hotline của tổng đài cskh BIDV 024 2220 0588
• Số hotline của trung tâm liên lạc cskh Samsung 1800 588 889

Lựa chọn đầu số hotline nào cho tổng đài doanh nghiệp?

1. Đầu số 1900

Về tổng đài 1900 hay đầu số 1900 là số chuyên dụng tổng đài tư vấn, bán hàng, hay dùng tại Việt Nam. Tổng đài 1900 sẽ tính cước người gọi, được ứng dụng rộng rãi cho nhiều lĩnh vực như: chăm sóc khách hàng, bán hàng, chuỗi cửa hàng, dịch vụ giao vận hay phòng vé của tổ chức và doanh nghiệp.

1.1. Đặc điểm: 

Đầu số 1900 có thể nói rằng về đầu số này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất khi muốn làm đầu số tổng đài hotline của doanh nghiệp. Bởi những đặc điểm được đề cập như sau:

• Tính phí người gọi: Mức cước mà khách hàng bị trừ cho một cuộc gọi tới tổng đài doanh nghiệp sẽ giao động từ 1.000đ/1 phút đến 8.000đ/1 phút
• Mức chiết khấu cho doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp đăng ký đầu số này sẽ được nhà mạng gửi lại một phần chiết khấu cước từ những cuộc gọi tới doanh nghiệp. Mức chiết khấu sẽ giao động từ từ 26% - 40%
• Cách tính cước: theo qui tắc 1 phút + 1 phút: Tức với cuộc gọi dưới 60s được tính là 1 phút và từ giây thứ 61 được tính là 2 phút...
• Cách thức hoạt động: Chỉ có thể nhận cuộc gọi tới, không thể gọi ra.

1.2. Ưu điểm:

• Dễ ghi nhớ: Đầu số 1900 sẽ có 2 dạng là 8, 10 số, trong đó đã bao gồm 4 số mặc định là 1900 ở đầu. Nhờ thế khách hàng của bạn dễ ghi nhớ đầu số 1900 của doanh nghiệp hơn
• Dễ quảng bá: Đầu số 1900 dễ dàng liên hệ tới ở bất kỳ nơi nào trên đất nước Việt Nam. Chính vì vậy, khi triển khai đầu số này doanh nghiệp có thể kết nối với mọi khách hàng ở tại Việt Nam.
• Có chiết khấu cho doanh nghiệp: Ngoài đem tới lợi nhuận từ các sản phẩm/ dịch vụ đầu số hotline còn giúp doanh nghiệp nhận lại một phần lợi nhuận từ các cuộc gọi tới tổng đài CSKH.
• Chuyên nghiệp: Tổng đài CSKH sở hữu đầu số hotline sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm nhiều hơn trong mắt khách hàng.

1.3. Nhược điểm:

Tất nhiên, nếu xét về nhược điểm thì đầu số 1900 cũng có những hạn chế nhất định:

• Thông báo cước phí tới khách hàng trong lời chào IVR của tổng đài: Điều này là bắt buộc khi triển khai đầu số 1900 nhằm mục đích minh bạch cước phí với khách hàng
• Khó lựa chọn đầu số theo ý muốn: Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, một phần lớn doanh nghiệp mong muốn sở hữu dãy số điện thoại đẹp và mức cước tốt nên sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến khâu chọn số.
• Cách thức hoạt động: Chỉ có thể nhận cuộc gọi tới, điều này gây ảnh hưởng khá nhiều đến doanh nghiệp khi có nhu cầu triển khai dịch vụ telesales

1.4. Ai nên sử dụng đầu số 1900?

• Quy chuẩn hóa tổng đài CSKH: Khách hàng sẽ hài lòng với doanh nghiệp nhiều hơn khi triển khai số hotline giới hạn tầm mức 1000đ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm nhiều hơn với khách hàng.
• Kinh doanh đầu số: Dành cho doanh nghiệp đang kinh doanh các dịch vụ tư vấn, việc triển khai đầu số tổng đài sẽ giúp doanh nghiệp có thêm nguồn thu từ hoạt động tổng đài.

2. Đầu số 1800

Đầu số 1800 hay tổng đài 1800 là đầu số không tính cước hay còn thể hiểu là tổng đài miễn phí dành cho khách hàng. Tổng đài 1800 được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi tổng đài chăm sóc khách hàng. Nhằm mang lại giá trị khác biệt và tri ân khách hàng qua cung cách phục vụ, hỗ trợ tốt nhất.

2.1. Đặc điểm

• Miễn phí cước gọi và cho khách hàng: Đầu số 1800 có đặc điểm lớn so với tổng đài 1800 là miễn cước cho khách hàng khi gọi vào. Cước phát sinh sẽ do doanh nghiệp thanh toán thay khách hàng.
• 2 chiều: So với đầu số 1800 cũng chỉ có thể nhận cuộc gọi từ khách hàng. Hotline 1800 có thể thực hiện cuộc gọi 2 chiều và dễ dàng liên thông quốc tế.

2.2. Ưu điểm

• Tăng sự hài lòng khách hàng: Vì là đầu số miễn phí nên khách hàng sẽ tương tác nhiều hơn với doanh nghiệp. Từ đó việc quản trị chất lượng chăm sóc khách hàng sẽ góp phần khiến khách hàng tin tưởng và trung thành với doanh nghiệp hơn.
• Dễ nhớ, dễ quảng bá: So với đầu số 1800, đầu số 1900 dễ ghi nhớ hơn do doanh nghiệp có thể linh động trong việc lựa chọn số.

2.3. Nhược điểm

• Chi phí: Ngoài chi phí phát sinh ban đầu, doanh nghiệp còn phải chịu thay khách hàng phí viễn thông cho các cuộc gọi tới.
• SPAM: Vì đây là đầu số miễn phí nên không thể tránh được các cuộc gọi phá rối, tuy nhiên tổng đài ảo có sẵn chức năng chặn số sẽ giúp doanh nghiệp có thể hạn chế điều này.

2.4. Ai nên sử dụng đầu số 1800?

Đầu số 1800 phù hợp cho những doanh nghiệp có tiềm lực mạnh, nguồn khách hàng lớn, bởi những giá trị marketing từ dịch vụ tổng đài hotline luôn mang lại hiệu quả tốt nhất.

3. Đầu số cố định

Dịch vụ thoại cố định trên nền tảng Voice IP cho phép doanh nghiệp triển khai sử dụng một đầu số duy nhất nhưng vẫn có thể đáp ứng nhiều dịch vụ khác như: vừa có thể CSKH, tư vấn và telesales.

3.1. Đặc điểm

• Phổ biến
• Tương tác 2 chiều: nhận cuộc gọi, gọi lại cho khách hàng.
• Đầu số chỉ được cấp cho doanh nghiệp

3.2. Ưu điểm

• Cước phí viễn thông rẻ: Có thể vừa nhận cuộc gọi, vừa có thể gọi ra được. Ngoài ra cước phí theo nội hạt sẽ thấp hơn.
• Tăng cường sự uy tín: Đầu số cố định chỉ dành cho doanh nghiệp nên việc triển khai đầu số này giúp doanh nghiệp tạo sự uy tín và sự tin tưởng từ khách hàng.
• Dễ nhận biết địa lý: Khách hàng có thể nhận diện được đầu số để biết địa điểm mà doanh nghiệp đang kinh doanh

3.3. Ai nên sử dụng đầu số cố định?

• Tất cả các doanh nghiệp khi đăng ký kinh doanh đều cần sở hữu một đầu số đại diện
• Nếu doanh nghiệp hoạt động trên 1 tỉnh, hay có nhu cầu triển khai dịch vụ thoại thì hoàn toàn có thể sử dụng đầu số cố định để làm đầu số tổng đài hotline

4. Đầu số di động

Tổng đài di động có thể hiểu là sử dụng sim di động để biến đối thành tổng đài chăm sóc khách hàng, tổng đài bán hàng nhằm tối ưu chi phí.

4.1. Đặc điểm

Trước đây đầu số di động thường được dùng cho cá nhân. Nhưng hiện tại với công nghệ tổng đài phát triển, giờ đây những đầu số di động đã được sử dụng để làm hotline tổng đài cho doanh nghiệp.

4.2. Ưu điểm

• Phổ biến: Chi phí nội mạng rẻ
• Chi phí thuê bao hàng tháng tương đối thấp
• Không bị phụ thuộc vào mã vùng
• Đầu số đẹp dễ nhớ

4.3. Nhược điểm

• Mặc dù đã được dùng cho tổng đài cuộc gọi, thế nhưng khách hàng vẫn còn có tâm lý là số cá nhân.
• Cước phí gọi ngoại mạng cao, nhưng với tổng đài ảo tự động chuyển đổi đầu số gọi nọi mạng, nên đã phần nào giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí.

4.4. Ai nên sử dụng đầu số di động?

Đầu số di động phù hợp với những doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng, bán hàng, tư vấn... giá rẻ. Ngoài ra để tối ưu chi phí hơn với tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể linh động nhiều đầu số để cước gọi rẻ hơn.

Để xây dựng tổng đài hotline thì cần những gì?

Để xây dựng được hệ thống tổng đài hotline cho doanh nghiệp, doanh nghiệp cần chuẩn bị: đầu số, hệ thống tổng đài chuyên nghiệp, thiết bị đầu cuối và đường truyền internet băng thông rộng.

1. Đầu số

Bạn hoàn toàn có thể dùng 4 dạng đầu số hotline như ở trên đã đề cập, tùy vào mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể dễ dàng liên hệ với các nhà mạng Viettel, Mobifone, VNPT, FPT, CMC, Itel... để cung cấp dịch vụ đầu số cho mình.

Tuy nhiên, nếu bạn cần một dịch vụ triển khai nhanh chóng và đơn giản, bạn có thể liên hệ Thiên Tú để triển khai tổng đài hotline nhanh nhất.

2. Hệ thống tổng đài

Hệ thống tổng đài cần phải sở hữu nhiều công nghệ hiện đại. Đơn cử như IVR, ACD, Sip trunk, ghi âm để gán nhiều đầu số, giúp doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng nhiều hơn, hay trải nghiệm khách hàng khác biệt. Hơn hết là hiệu năng ổn định và âm thanh trong trẻo, đều có tại tổng đài ảo của Thiên Tú.

3. Thiết bị đầu cuối

Để sử dụng được tổng đài chắc chắn đều cần đến thiết bị đầu cuối. Bao gồm các thiết bị như:IP Phone, tai nghe chuyên dụng, máy tính... Tuy nhiên với công nghệ tổng đài ảo, điện thoại viên có thể nghê trên softphone được cài lên máy tính, điện thoại di động và cả trên nền web giúp doanh nghiệp giảm tải chi phí lắp đặt khá nhiều.

4. Đường truyền Internet

Tổng đài ảo tiếp nhận hàng trăm ngàn cuộc gọi hằng ngày, việc băng thông của Internet đóng vai trò quan trọng cho tính ổn định, khả năng tiếp nhận, chất lượng âm thanh... Chính vì vậy, công nghệ đám mây chạy trên nền datacenter tier 3 sẽ cung cấp tới doanh nghiệp bạn một hệ thống server mạnh mẽ và băng thông không giới hạn.

Trên đây là những ưu và nhược điểm của các dạng đầu số để làm hotline. Hy vọng Thiên Tú đã cung cấp thêm cho bạn các thông tin hữu ích để lựa chọn đầu số hotline cho doanh nghiệp của mình.

Tại Thiên Tú với 21 năm kinh nghiệm. Chúng tôi chuyên cung cấp các giải pháp outsourcing uy tín chất lượng giá trị cao. Điển hình như: inbound call center, outbound call center, nhập liệu, … Chúng tôi ưu tiên đảm bảo độ hài lòng của khách hàng. Đem đến trải nghiệm dịch vụ thuê ngoài hàng đầu trong các lĩnh vực liên quan.